Técnicas fundamentales de reducción de costos

Sin importar en qué etapa o fase del desarrollo se encuentre tu empresa, ya sea una startup, un negocio mediano o una gran corporación, el control de costos es fundamental para garantizar el éxito. Tu empresa está sujeta, como todas, a las variaciones de la economía nacional y global, y eso en muchas ocasiones determina cuan estricta es la aplicación de las políticas internas de control de costos. Sin embargo, sin importar si las cosas van bien o mal, existen formas de ahorrar sin reducir eficiencia, lo que aumenta el retorno a la inversión –tuya o de los accionistas- y por supuesto el valor de la empresa.

A continuación te mostramos un listado con 10 ideas originales y sencillas de adaptar a tu empresa, y que pueden aplicar a la gran mayoría de rubros de hoy en día:

  • Ahorrar en gastos y logística de envío usando facturas electrónicas vía e-mail: los recibos electrónicos son cada vez más populares. Muchas empresas, tanto B2B como B2C, están comenzando a enviar boletas y facturas por correo electrónico en lugar de imprimirlos. Culturalmente esto es cada vez más aceptando y no debería representar un problema a la hora de sustituir al papel. Ahorro obtenido: menos gasto en papel, impresoras e insumos.
  • Entregar cotizaciones, catálogo de productos y otros informativos comerciales como archivos PDF o archivos de GoogleDrive/Dropbox/OneDrive. Además, cada día son más los clientes que prefieren acceso a esta información a través de sus propios dispositivos. Ahorro obtenido: menores costos en papelería, impresión y envíos.
  • ¿Cuáles son las tareas repetitivas que realizan los empleados? Existe una variedad increíble de software especializado que permite ahorrar tiempo. Por ejemplo, puedes aumentar dramáticamente la efectividad de tus redactores de contenido usando un software de expansión de texto, que genera atajos de teclado para completar palabras y frases frecuentes. Otro ejemplo es el uso de un CRM, software que permite ordenar y automatizar muchas tareas relacionadas al manejo de clientes, en lugar de hacerlo de forma manual.
  • Delegar pequeñas tareas a servicios de asistencia personal para equipos y empresas: esta es una de las metodologías menos populares en Latinoamérica, que si bien implican una inversión monetaria, pueden traducirse en grandes optimizaciones de tiempo y uso de tus profesionales más fuertes. Por ejemplo, puedes gestionar la búsqueda de información específica, transcripciones de textos, agendamiento de reuniones, validación de datos o llamados a proveedores con un listado de preguntas.

Reducir costos

 

  • Uso de material “Open Source” o “Creative Commons” donde las colaboraciones son gratuitas y libres para uso comercial. Estos instrumentos libres de uso para cualquier persona o institución son cada vez más comunes, y es fácil encontrar material para cualquier tipo de industria. Si necesitas música para realizar publicidad profesional, elementos audiovisuales, gráficos o incluso código para desarrollar software, esta es una forma de encontrar lo que necesitas sin costo.
  • Reemplazar software de ofimática clásico como Outlook, Microsoft Word o Excel por alternativas gratuitas, que hoy en día llegan a ser tan confiables y avanzadas como sus versiones convencionales. No es necesario estar amarrado a los programas convencionales que vienen con nuestros equipos por fábrica.
  • Probar nuevas metodologías de marketing y publicidad donde se obtiene mayor exposición a nuevos clientes a través de actividades de beneficencia, eventos deportivos o familiares, etc. Es importante notar que mientras más transparente sean estos eventos, mejor recepción tendrán. El público no es ciego y pueden ver cuando una empresa intenta acciones sociales con un interés puramente comercial, pero también se aprecia cuando las empresas son abiertas con respecto a sus intenciones. Repetir las viejas fórmulas de marketing (televisión, prensa, radio o internet sin segmentación) es una vía directa al gasto excesivo con un retorno dudoso.
  • Eliminar las líneas fijas de telefonía y reemplazarlas por VOip y planes de datos móviles. Además, podemos sacar provecho de servicios de teleconferencias o llamadas gratis a través de la web como Skype o Google Hangouts, que además poseen una variedad de funciones que agilizan reuniones y colaboración en general.
  • Equipar la oficina con muebles y accesorios de oficina usados en lugar de comprar todo nuevo. Con un poco de investigación en Internet y algo de creatividad, se pueden obtener resultados muy especiales, que entregan una vibra al lugar de trabajo no solo más económico sino que también más original y acogedor. ¡Puedes pedir a tus asistentes (idea n°4) que hagan esta búsqueda por ti!
  • Evitar nuevas contrataciones lo máximo posible: Siempre intenta reducir el número de personal que sumarás a tu equipo. Te sorprenderás de descubrir que no necesariamente hace falta añadir horas extra a la jornada de tu equipo ya existente para cubrir nuevas funciones y necesidades dentro de la empresa. Se puede hacer más con menos personal si las personas están capacitadas y cuentas con las herramientas e incentivos adecuados.

Estos cambios pueden significar una carga significativa en sus primeras semanas o incluso meses de implementación, pero una vez que tú, tu equipo y tus clientes se hayan adecuado al nuevo ecosistema, verás cómo el ahorro subirá y los frutos financieros justificarán tu esfuerzo. Para que el cambio no sea tan difícil, puedes comenzar por uno o dos elementos a la vez, y desde ahí ir avanzado hacia una mayor eficiencia y, por supuesto, mayores ingresos.

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Fernando LastarriaFernando Lastarria Especialista en negocios a través de medios digitales. Master in Business Administration y Blogger de profesión desde 2005. Experto del área informática con amplia experiencia en servicios financieros. Lucho por lo justo, me esfuerzo por lo que quiero y defiendo lo que considero correcto para mi y para mi equipo de trabajo.

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4 Comentarios en “Técnicas fundamentales de reducción de costos

  1. Una manera de ahorrar es trabajar cuatro dias a la semana por más horas y dejar un día libre al medio. Se trabaja mejor y se reduce el tiempo de transporte.

  2. Me gusta el consejo de no comprar todo nuevo, sino que usar mobiliario usado. Hay empresas que cierran y sus muebles están en perfecto estado, por que no usarlos?

  3. La mejor manera de ahorrar es comprar café y té de buena calidad entre todos y así dejar de comprar en Starbucks o similares. Creanme, se ahorra mucho.

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