Ahorrar palabras es ahorrar dinero

Mucho de verdad hay en la popular frase “Las reuniones son enemigas de la productividad”, repetida como mantra por muchos ejecutivos y mandos medios. La necesidad de combatir la adicción a las reuniones-para-todo ha tomado fuerza en países desarrollados este último tiempo; y es que varios empresarios destacados y escuelas de negocios se han dedicado a observar cómo un exceso de reuniones afecta directamente el avance empresarial.

Diversos estudios demuestran que solo en los Estados Unidos el mal uso de las reuniones y las malas costumbres comunicativas han provocado pérdidas de hasta 17 billones de dólares cada año. En este artículo analizaremos alguno de los errores más comunes que hasta los ejecutivos de más altos rangos cometen, y te invitaremos a explorar alguna de las soluciones para que no seas otra empresa más atrapada en la ilusión de productividad de las reuniones.

Reuniones y productividad

  1. Tener demasiadas reuniones: el problema número uno es ver corporaciones que necesitan al menos una reunión cada día, o incluso, más de una reunión al día. Incluso la reunión más productiva tiene tiempos muertos (antes o durante), y mientras más reuniones tengamos, más crecen los tiempos de transporte, espera, conversación trivial, etc.
  2. No tener claro el propósito de la reunión: Muchos hemos caído en el error de convertir el ejercicio de reunirnos como algo rutinario, normal, o incluso deseable, hasta el punto de dejar de cuestionarnos por qué estamos organizando estas juntas. Citar a reuniones sin un objetivo tangible y específico crea innumerables sesiones de brainstorming o discusiones que pudieron ser evitadas en el primer lugar. Es importante siempre tener una idea clara del problema que se quiere resolver en conjunto, los puntos a tratar y una preparación previa correspondiente por parte de los participantes.
  3. No considerar el costo real de una reunión: Una reunión de una hora y media no equivale al costo de una hora y media de trabajo, sino más bien una hora y media por el número de integrantes y a eso sumar una hora más que implica dejar la tarea en curso, adaptar la atención de los integrantes a la reunión, y luego viceversa para volver a las ocupaciones originales (¡y eso que esta fórmula ni siquiera considera el tiempo extra requerido para preparar una reunión cuando la naturaleza de esta lo requiere!). ¡En otras palabras, una reunión de una hora y media de 8 personas corresponde mínimo a 20 horas de productividad perdidas! Tener en mente el verdadero costo de una reunión nos motiva a fijar mejor un propósito como ya mencionamos, y también solucionar el punto siguiente:
  4. No considerar el costo de las interrupciones: Un profesional requiere de cierto tiempo de atención y adaptación para entrar a un ritmo fluido de trabajo. Cada vez que interrumpes a tus socios y empleados de sus tareas principales para entablar una conversación, lo alejas de ese estado de fluidez y avance, y lo agotas al redirigir su atención a una función distinta.
  5. Viajar para reuniones personales cuando una videoconferencia podría ser suficiente: Sí, es cierto que para muchas reuniones de alta importancia, donde ganar la confianza de un asociado o cerrar una negociación de gran envergadura la presencia física es primordial, sin embargo, no muchas empresas intentan aplazar esta instancia aprovechando las tecnologías que hoy en día son gratuitas y al alcance de todos, y tampoco logran reconocer las oportunidades donde solo una llamada remota es suficiente.
  6. Escuchar al miembro más carismático por sobre el miembro más experto: Todos tenemos una tendencia a preferir relacionarnos y darle más creatividad a veces al miembro con más personalidad y dinamismo a la hora de hablar, sin embargo, estudios de la Universidad de Utah ya ha demostrado los millones de dólares que se han perdido en concepto de tiempo y malas decisiones por no preferir la opinión de otros miembros que quizás no tienen el don de la palabra, pero que sí manejan los aspectos técnicos del problema con mayor profundidad.
  7. Comer durante las reuniones: Puede que de vez en cuando sea bueno para el espíritu de equipo compartir un desayuno o un almuerzo a la hora de discutir sobre negocios, o que simplemente sea beneficioso para romper la rutina. Pero cuando las empresas no fijan reglas claras sobre el consumo de alimentos, y cuando se vuelve algo siempre presente, los aromas y el solo hecho de ver a otros comiendo puede entorpecer los procesos, la atención se fija en la comida, ralentizando las reuniones notoriamente, y con un alto impacto en la productividad de los demás.
  8. “Reuniones de una hora”: Por algún motivo muchos asumen que la duración de las reuniones es de sesenta minutos, sin importar el tema a tratar, la cantidad de participantes o el resto de la carga de trabajo. Esto es un error. Si la reunión tiene objetivos claros y estos pueden resolverse en menos tiempo, la reunión debe terminar de inmediato.

Podemos aplicar un criterio de “cero reuniones” en el trabajo, de modo que solo ocurran aquellas que sean realmente necesarias. Esta es una de las formas más fáciles de ahorrar tiempo valioso en las empresas.

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Fernando LastarriaFernando Lastarria Especialista en negocios a través de medios digitales. Master in Business Administration y Blogger de profesión desde 2005. Experto del área informática con amplia experiencia en servicios financieros. Lucho por lo justo, me esfuerzo por lo que quiero y defiendo lo que considero correcto para mi y para mi equipo de trabajo.

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2 Comentarios en “Ahorrar palabras es ahorrar dinero

  1. Un buen metodo para ahorrar tiempo de reunion es hacerlas de pie. La gente incómoda habla más rapido y decide en lugar de darle vueltas a las cosas.

    1. En algunas startps hacen reuniones mientras están en el suelo haciendo una plancha. Ninguna reunion dura más de 3 minutos!

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