Ahorrar en la digitalización de archivos

En los últimos 15 ó 20 años, podemos ver con frecuencia cómo las empresas europeas y norteamericanas, líderes en innovación y control de costos, han disminuido el consumo de papel, artículos de oficina y herramientas físicas para administrar sus documentos administrativos y todo tipo de información; desde mensajes o recados de menor importancia hasta archivos confidenciales de importancia estratégica. Sin embargo no se ha visto la misma iniciativa en países hispanohablantes, por lo que la digitalización de documentos representa sin duda una gran oportunidad de diferenciación en ahorro de costos, eficiencia, control y transparencia, tanto interna como externa. Mientras mayor sea el volumen de la empresa, mayor es el potencial de mejora y ahorro al reducir la necesidad de espacio físico para almacenamiento (incluyendo bodegas con humedad controlada para evitar el deterioro del papel), personal de transporte, clasificación y búsqueda de los documentos.

Ha sido apenas en los últimos cinco años donde la digitalización de documentos a comenzado a ganar fuerza y popularidad entre los ejecutivos de grandes empresas. Y si bien ya son cientos de millones de dólares en reducción de gastos por conceptos de papelería, imprenta, almacenamiento y otros elementos relacionados a la existencia de documentos físicos, las empresas que deciden sumarse a sistemas 100% digitales no solo lo hacen por el ahorro financiero que conlleva. Algunas razones importantes a considerar en este tema son las siguientes:

Agilización de los procesos productivos y administrativos: El personal relevante tiene un acceso más rápido a la documentación. Al estar en un sistema de almacenamiento en la nube, se aumenta el potencial de los trabajadores a distancia (que reducen las necesidades de la empresa en oficinas y eliminan los tiempos de traslado, ¡otro ahorro!), y se acelera la toma de decisiones en todos los departamentos. Los empleados pasarán más tiempo creando e interpretando información y datos –lo genera valor para la empresa- y menos buscando y clasificando documentación.

Digitalización de archivos

Seguridad: Para las corporaciones que aún no han digitalizado sus documentos, existen riesgos reales de perder su documentación o de ver su información amenazada de alguna forma. Desde incendios o inundaciones, pasando por extravío no intencional de archivos, hasta robo de propiedad intelectual o documentación confidencial. El formato físico transforma la documentación es un flanco vulnerable de la empresa. La digitalización permite resguardar mucho mejor la información tanto de catástrofes naturales como de accesos no autorizados. En el caso de las empresas que trabajan en investigación y desarrollo, y que invierten fuertes sumas en seguridad física (tarjetas de acceso controlado, guardias de seguridad), tener la documentación en cajas en una bodega las convierte en blanco fácil de robo o sabotaje corporativo.

Cuidado del medioambiente: Podemos imaginar los incontable kilómetros de metros cuadrados de flora que se rescata al reducir el consumo de papel, problema que suma bastante en la crisis de deforestación mundial de los últimos tiempos, y que además en su producción y transporte representan una huella de carbono relevante. Si bien la fabricación de computadores y elementos tecnológicos usados en los servidores que almacenan la información digital puede ser muy contaminante, cada día el desarrollo de hardware se optimiza más para disminuir su impacto ambiental. No solo la calidad de los equipos va mejorando con el tiempo en capacidad, prestaciones y vida útil, sino que sus fuentes de energía están experimentando grandes avances en ahorro y eficiencia. El cuidado del medio ambiente puede ser también una forma de mostrar a la empresa como socialmente responsable frente al mercado y los consumidores, que en general tienden a premiar a las entidades que buscar reducir su impacto ambiental.

Trabajo realmente colaborativo: El trabajo colaborativo en papel no solo requiere que las personas estén físicamente reunidas, sino que está limitado al tamaño del papel (¡no todos pueden escribir en él al mismo tiempo!). Al trabajar con la documentación en línea, varias personas pueden editar, comentar o modificar archivos al mismo tiempo, y existe la posibilidad de guardar todas las versiones y ediciones que se hayan hecho a un mismo archivo. Esto, que parece trivial cuando pensamos en una simple carta, es un salto gigantesco hacia adelante cuando pensamos en el trabajo en una empresa de ingeniería que trabaja con planos que diferentes personas (ingenieros, arquitectos, proveedores, contratistas), deben usar y modificar.

Como vemos, no faltan razones para dar el salto y evolucionar la forma en que tu negocio se mueve con respecto a su documentación. Es cierto que las costumbres son fuertes y a veces, para tareas específicas trabajar sobre papel se siente más natural y práctico que cualquier canal virtual. Pero con tiempo y disciplina, digitalizar tus documentos debería significar un aumento de grandísimo impacto para tu productividad, y un crecimiento mucho mayor.

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Fernando LastarriaFernando Lastarria Especialista en negocios a través de medios digitales. Master in Business Administration y Blogger de profesión desde 2005. Experto del área informática con amplia experiencia en servicios financieros. Lucho por lo justo, me esfuerzo por lo que quiero y defiendo lo que considero correcto para mi y para mi equipo de trabajo.

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2 Comentarios en “Ahorrar en la digitalización de archivos

  1. No existe nada menos productivo que el trabajo supuestamente colaborativo. Diez personas a la vez editando la misma carta, cada uno borrando o cambiando lo que hace el otro, dejando un documento inentendible con cientos de versiones…

  2. Me gustaria que me asesoraran en la mejor forma de digitalizar archivos. En mi empresa hemos tratado de hacerlo, pero tenemos literalmente cientos de cajas con documentos, no es para nada una tarea fácil.

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